12_「パワーポイント提案書 ブラッシュアップ&レギュレーション策定」で営業効率化!

「パワポ」「パワーポイント」「PowerPoint」・・・Microsoft Officeに含まれるプレゼンテーション用ソフトです。

 

営業スタッフの活動中にお客様から「提案してください」と言われると
パワポを開いて長時間、提案資料作成に悪戦苦闘するのが一般的です。

 

資料作成にあまりに時間が取られてしまうことから
AmazonやFacebook、LinkediIn、そして日本でもトヨタやサントリーなどでは
「パワーポイントを禁止!」とする企業も出てきたほどです。

 

しかし。

ビジネスマンのスキルで写真や画像をレイアウトして資料をつくるとなるとパワポしかないのもまた事実。

 

競合他社も軒並み、パワポの技術を駆使した提案書を提出してくる&時にはお客様から
「編集したいのでパワポデータをください」と言われることも多いため、自社だけ別の方法を・・・というのも勇気が要ります。

 

であれば
「営業スタッフが多くの時間をとられる、このパワポによる提案書作成を効率化できないか」
という考え方が必要になります。

 


 

私が最初に、企業の「パワーポイント提案書作成」をお手伝いしたのは、かれこれもう10年以上前になります。

その際はIT企業大手から、
「セミナーで上長が講演する資料の見栄えを整えて欲しい」
「大きなコンペで競合他社に見劣りしないクオリティにしたい」
というリクエストでした。

 

確かに、提案書は自前で作るものなので、
あちこちから拾い集めたアイコンや写真が、適当な位置にベタベタ貼ってあり、
フォントも文字サイズも、そして色使いもバラバラで、
見るからに「素人による手作り感」満載の出来栄えになりがちです。

 

私のように普段からデザイナーとDTPクオリティの制作をしている者からすると
手を入れればいくらでも見映えをよくできるのですが、
「パワポ制作を外注する」というのはなかなか社内で理解が得られず、
お客様側も毎回、予算確保に苦労されています。

 


 

■パワポを外注するのが難しい理由

 

そもそもパワポは普通のビジネスマンが資料を作成するためのソフトウェアですので、
それを外注したい、となると「いやいや社内で頑張れよ」となってしまい予算承認が下りずらいメディアです。

 

受け手側、外注される制作会社側にとっても、パワポはなかなかやっかいです。
なぜなら、プロとして活動しているデザイナーはほとんどがMac環境で、
Adobe IllustoratorやInDesignといったDTPソフトウェアを使用しており、
Windowsのパワポを使う人はいません。

Mac版のパワポも存在しますが、互換性の部分で不安があり、フォントやレイアウトなどが崩れがちだったりします。

 

依頼する側からするとなるべく安く頼みたい。
受ける側からすると通常の制作とは異なるのでやりにくい。
・・・これらの事情が絡み合って、パワポ制作をアウトソースする、というのはなかなか、簡単ではありません。

 

*パワポ制作を受託している企業の中には、単にMicrosoftの規定テンプレートを使ったり、
お世辞にも良い出来、というレベルにないデザインを提供する会社もありますので要注意です。

 


 

■「営業提案書」のフォーマットとパーツを整備するメリット

 

ではどうしたらよいか、というと、パワポ提案書を外注する費用対効果を考えてみる事です。

 

営業スタッフが何人いて、その人たちがどのくらい提案書作成に時間を割いているのかをヒアリング。
時間単価をかけてみると、おそらくは驚くほどのコストがかかっていると思います。

このコストは人件費に含まれて見えませんが、目に見えるコストでは残業代というものもあります。
日中はお客様対応に忙しい営業スタッフが資料作成するのは大抵、残業時間や休日です。

 

正攻法のこのやり方では思うような数字が出なかった、という場合には、
展示会やセミナーの開催コストの一部に含めてしまう、というやり方もあります。

展示会やセミナーの成果はその後の商談発掘ですから、配布資料の出来栄えいかんで大きく反応が変わります。

 

そして、重要なのは「1人が使う資料」ではなく、「営業スタッフがよく使う資料」を見直すことです。

当然、使用機会が多ければ多い程、売上に対する貢献度も高いものになり、社内の納得が得られやすくなります。

 


 

■「1資料だけをなんとかする」のはナンセンス!

 

そしてもう一つポイントは「資料だけ」の見た目を整えるのではなく、「テンプレート」「パーツ」を整える事です。

 

私は

・資料の見た目を整える作業を「提案書パワーポイントのデザインブラッシュアップ」
・テンプレートとアイコンを整える作業を「レギュレーション策定」
として、セットで実施することをおススメしていました。

 

フォーマットとは、表紙、中扉、背表紙に加えて、
本文ページのフォント、フォントサイズ、カラーリングなどを規定することを言います。
(A4横型だけでなく、16:9タイプも増えているのでサイズも検討が必要です)

そして、よく使用されるアイコンや写真などをライブラリとして、プロのデザイナーで制作、画像化しておくことを言います。

 

これらの「レギュレーション(規定)」と「パーツ」、
さらにはそれに沿った1種類の汎用提案書を「ブラッシュアップ」しておくことで、
他の営業マンはその見本とパーツを駆使することにより、
提案書作成にかかる時間を大幅に削減することができ営業が効率化するのと同時に、
お客様への提案書のクオリティがアップすることで商談案件の見込み化が加速します。

 

「全社の全体最適を考慮して」
「営業の効率化」
「商談の見込み化に貢献する」
という目的を達成する仕組み化、を実施しましょう。

 

*事実、大手外資系企業ではこのテンプレートとパーツをしっかり予算をかけて整備しているのがもはや「当たり前」なのです。

 


 

■業者選定のコツ

 

最後に、業者選定のコツです。

前述の通り、世の中には大してデザインが上手ではないパワポ業者がたくさんいます
(パワポのオペレーションとデザインスキルは別物)ので、必ず事前に実績を見せてもらいましょう。

具体的に改訂前のものと、改訂後のビフォー・アフター、
できれば同業界の実績を見せてもらえれば安心です。

 

また、見積時には改訂したいパワポ資料のページ数だけではなく、
前述の「フォーマット策定」「アイコンパーツの制作希望点数」などの課題の本質を伝えて、
コストを勘案することをおススメします。

 


ID:127


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です